Calendar.online: reservas online y calendario compartido (y cómo usarlo en WordPress)
Si das citas, alquilas un espacio o coordinas a un equipo, tu agenda acaba repartida entre el móvil, el correo y los mensajes de tus clientes. Calendar.online la junta en un calendario online compartido: tu equipo entra con un enlace, sin crear cuenta, y tus clientes reservan solos en los huecos libres. En esta guía verás cómo funcionan los enlaces de acceso y los subcalendarios, cómo se configuran las reservas paso a paso, qué hacen los recordatorios y los eventos con inscripción, cómo se conecta con Google Calendar y con tu web WordPress, qué no hace y cuánto cuesta cada plan.
En la academia tengo un Curso de Reservas con WordPress, y en el blog tienes tutoriales de Bookly, Amelia y WooCommerce Bookings, tres sistemas de reservas que funcionan dentro de WordPress.
Qué es Calendar.online
Calendar.online es un calendario online para equipos, familias, consultas o clubes. Lo hace la empresa alemana Kalender.digital GmbH, con sede en Düsseldorf y servidores en Alemania. Se usa desde el navegador en el móvil, la tableta o el ordenador, y tiene app para Android, iOS y macOS (en las tiendas aparece como «Digital Calendar») que sincroniza las citas con la versión web.
Funciona con enlaces de acceso en lugar de usuarios y contraseñas. Al crear un calendario recibes tres: el de administrador (calendario y ajustes), el de editor (crear y modificar citas) y el de lector (solo ver). Quien tiene el enlace entra sin registrarse, y puedes crear más enlaces con permisos a medida; en el vídeo se ven, por ejemplo, solo lectura, lectura sin detalles o permisos distintos para cada subcalendario.
Lo importante si vienes de WordPress: no es un plugin de reservas. Es un servicio externo; tus citas se guardan en sus servidores y en tu web solo se muestran incrustadas. Más abajo verás cómo se integra y en qué se diferencia de un plugin.
Primeros pasos: ajustes, equipo y subcalendarios
Crea el calendario
Desde la portada de Calendar.online, con un nombre y tu correo. El plan Basic es gratis y te llegan por correo tus enlaces de acceso. Guarda el de administrador: es tu llave para los ajustes.
Ajusta las opciones generales
Todos los ajustes están en la rueda dentada, arriba a la derecha. En las opciones eliges la vista por defecto (día, semana, mes, año, lista o planificador), la hora a la que empieza y termina el día, el intervalo de las franjas, la zona horaria y el formato de fecha y hora. Revisa la zona horaria antes de crear citas.
Da de alta a tu equipo
En Equipo añades a cada persona con su correo y, si le vas a mandar SMS, su teléfono. Al guardarla puedes crearle su propio enlace de acceso.
Crea los subcalendarios
Son las categorías del calendario, cada una con su nombre y su color: privado, trabajo, salud… Desde la vista principal los muestras u ocultas. En el vídeo se activa además la opción que impide que las citas de un subcalendario se solapen.
Cómo configurar las reservas online paso a paso
Las reservas convierten el calendario en una agenda de citas: tu cliente abre un enlace, ve solo los huecos libres y reserva sin llamarte. Se montan con dos piezas, un producto o servicio y un enlace de reserva, desde la pestaña Reservas de los ajustes.
Crea el producto o servicio
Ponle nombre (por ejemplo, «Consulta de 60 minutos»), una descripción y, si atienden varias personas, el proveedor. La duración va de 3 minutos a 24 horas.
Define márgenes y horarios
El intervalo mínimo deja tiempo libre antes y después de cada cita, y los intervalos de tiempo marcan cada cuánto se ofrecen huecos. Después activas los días de la semana y sus franjas (en el vídeo, de 9 a 15 y de 16 a 20). Si el servicio es temporal, añade fecha de inicio y de fin.
Elige los subcalendarios
Indica en qué subcalendario se guardan las reservas nuevas y en cuáles debe buscar huecos libres. Así, al calcular la disponibilidad tiene en cuenta también las citas que ya tienes en esos subcalendarios.
Completa los datos y el formulario
La ubicación, una imagen y el precio con su moneda son opcionales. Marca si quieres un correo cada vez que entra una reserva y decide qué datos pides al cliente; en el vídeo, nombre, correo, teléfono y comentarios.
Crea el enlace de reserva y compártelo
Pulsa en crear enlace de reserva, ponle un nombre interno y asígnale uno o varios productos; si tiene varios, el cliente elige primero el servicio. Copia la URL y ponla en tu web, en tu firma de correo o en tus redes.
Desde ese enlace, el cliente elige día y hora entre los huecos libres, rellena el formulario y pulsa Reservar. La reserva aparece en tu calendario, en la lista de reservas de los ajustes y en las estadísticas de citas. Tienes todos los campos explicados en su documentación de reservas.
El producto puede mostrar un precio, pero ni la web ni la documentación de Calendar.online mencionan ninguna pasarela de pago: la reserva se confirma con el botón de reservar, sin paso de pago. Si necesitas cobrar por adelantado o pedir una señal, tendrás que hacerlo por otra vía.
Citas, recordatorios y agenda
Para crear una cita a mano, haz clic en el día. Le pones título, descripción, enlaces, horario o día completo, subcalendarios y lugar, que puedes abrir en Google Maps. En el vídeo se ve también la repetición: diaria, en días laborables, semanal, mensual o anual. Los archivos adjuntos son de Premium.
Los recordatorios se añaden en cada cita: eliges el destinatario, la antelación (por defecto, 15 minutos antes, y hasta 12 meses) y el canal, correo o SMS. Puedes poner varios por cita y por persona, por ejemplo uno el día antes y otro una hora antes.
Según la tabla de planes, los recordatorios por correo son de Plus y los SMS, de Premium. Las notificaciones de cambios y la agenda diaria también necesitan Plus.
La agenda envía por correo, a ti o a quien elijas, un resumen de las próximas citas, con los días, la hora y los subcalendarios que decidas. Las notificaciones avisan cuando alguien crea o cambia una cita.
Eventos con participantes e inscripciones
Para un curso, una reunión o una jornada, la cita puede tener participantes. Invitas a personas de tu equipo o creas participantes nuevos con nombre y correo, y cada uno recibe un correo para confirmar o rechazar. Puedes fijar una fecha límite de inscripción, un número máximo de plazas, quién puede inscribirse (todos los usuarios o solo los que tienen permiso de escritura) y un organizador, que recibe los avisos de quién acepta y quién no. Invitar participantes y abrir inscripciones son funciones de Premium.
Integraciones: Google Calendar, pagos y videollamadas
| Integración | Qué hay |
|---|---|
| Google Calendar, Outlook y Apple | Importación y exportación por iCalendar (ICS), con un archivo o con un enlace que se importa de forma periódica: cada día en Basic, cada 3 horas en Plus y cada 15 minutos en Premium. No es una sincronización en tiempo real: cada calendario actualiza a su ritmo. |
| Pagos | La web y la documentación no mencionan Stripe, PayPal ni otra pasarela. |
| Videollamadas | Tampoco mencionan Zoom, Google Meet ni Teams. Puedes pegar el enlace de la reunión en la cita. |
| API y webhooks | En Premium, con clave de API, para conectarlo con otras herramientas como Make. |
| Apps | Android, iOS y macOS, con las mismas funciones que la web. |
Cómo poner Calendar.online en tu web WordPress
Hay dos formas, y las dos acaban en lo mismo: un iframe, una ventana dentro de tu página que carga el calendario desde los servidores de Calendar.online.
Con el código del iframe
En la pestaña Página web de los ajustes eliges el enlace de acceso que quieres mostrar y pulsas Generar. Te da tres códigos: el iframe con el calendario, un enlace de texto y un botón. En WordPress, añade un bloque HTML personalizado, pega el código y ajusta la altura (500 px por defecto) y la anchura (100 %).
Con el plugin oficial
En Plugins → Añadir nuevo plugin, busca «digital calendar» e instala «Calendar.online / Kalender.digital – Plugin». En el nuevo menú Calendar copias el shortcode, cambias el enlace por el tuyo y lo pegas en un bloque Shortcode: [calendar_online height=650px width=100% link=TU_ENLACE_DE_LECTOR].
El plugin es gratuito y está en el repositorio oficial (versión 1.0.14, actualizada el 17 de julio de 2026, con más de 2.000 instalaciones activas y probada hasta WordPress 7.1). No añade funciones: según su código fuente, el shortcode genera el mismo iframe. Con un constructor visual, usa su módulo de HTML o de shortcode. Más detalles en su guía de integración.
El iframe muestra el calendario con los permisos del enlace que elijas. En el vídeo se inserta con un enlace de editor, pero en una página pública eso permite a cualquier visitante crear y cambiar citas. Para mostrar disponibilidad o eventos, usa el enlace de lector o uno con permisos limitados; para que reserven, enlaza tu enlace de reserva desde un botón.
¿Calendar.online o un plugin de reservas para WordPress?
La diferencia está en dónde vive el sistema. Calendar.online es un servicio externo: las citas se guardan en sus servidores, se gestionan desde su web o su app, y en tu WordPress solo se ven dentro del iframe. Un plugin de reservas se instala en tu WordPress: las reservas se gestionan desde el escritorio y se guardan en la base de datos de tu web.
Calendar.online encaja si buscas un calendario compartido con tu equipo, sin cuentas, que también acepte reservas y funcione igual en el ordenador y en el móvil. Un plugin encaja mejor si quieres que la reserva forme parte de tu web, con tu diseño o, en el caso de WooCommerce Bookings, con tu tienda WooCommerce. Tienes las tres opciones explicadas en los tutoriales de Bookly Pro, Amelia y WooCommerce Bookings.
Precios de Calendar.online: gratis, Plus y Premium
| Función | Basic | Plus | Premium |
|---|---|---|---|
| Precio al mes, por calendario | Gratis | 6,90 $ | 14,90 $ |
| Subcalendarios | 6 | 20 | Ilimitados |
| Enlaces de acceso | 3 | 10 | Ilimitados |
| Usuarios | Ilimitados | Ilimitados | Ilimitados |
| Productos y enlaces de reserva | 1 | 5 | Ilimitados |
| Recordatorios | No | Correo | Correo y SMS |
| Notificaciones, agenda diaria y contraseña en enlaces | No | Sí | Sí |
| Participantes e inscripciones a eventos | No | No | Sí |
| Adjuntos, Excel, API, sin marca y logotipo propio | No | No | Sí |
| Integración en tu web y apps | Sí | Sí | Sí |
| Historial de citas | 1 año | 5 años | Ilimitado |
Son los precios que publica Calendar.online a 15 de octubre de 2026, con IVA incluido. Su web los muestra en dólares; su versión alemana, Kalender.digital, da las mismas cifras en euros. Pagando el año tienes un 20 % de descuento: 5,52 $ al mes en Plus y 11,92 $ en Premium. Ojo con el historial: las citas con más antigüedad que la de tu plan (un año en el gratuito) se borran solas.
No hay periodo de prueba, pero tienes una demo con todas las funciones en su portada. Si pasas a un plan de pago y no te convence, te devuelven el dinero si lo pides en los primeros 90 días, y puedes volver al plan gratuito cuando quieras sin perder citas ni ajustes.
En el vídeo se recomienda empezar con el plan gratuito y pasar a Plus o Premium cuando el proyecto lo pida.
Preguntas frecuentes
¿Calendar.online es gratis?
El plan Basic es gratis para siempre, con 6 subcalendarios, 3 enlaces de acceso, usuarios ilimitados y 1 servicio reservable. Los recordatorios y las notificaciones necesitan Plus o Premium.
¿Es un plugin de WordPress?
No. Es un servicio externo que se muestra en WordPress con un iframe o con su plugin gratuito, cuyo shortcode genera ese mismo iframe.
¿Puedo cobrar la reserva por adelantado?
Su documentación no menciona ninguna pasarela de pago. El servicio puede mostrar un precio, pero la reserva se confirma sin pagar.
¿Se sincroniza con Google Calendar?
Importa y exporta citas por iCalendar (ICS). La importación periódica se actualiza cada día, cada 3 horas o cada 15 minutos según el plan, así que no es una sincronización al instante.
En resumen
- Calendar.online es un calendario online compartido por enlaces, sin cuentas, con apps para Android, iOS y macOS.
- Las reservas se montan con un producto o servicio y un enlace de reserva; el cliente solo ve los huecos libres.
- No cobra la reserva ni documenta videollamadas; con Google Calendar y Outlook se conecta por iCalendar.
- En WordPress se muestra con un iframe o con su plugin; en páginas públicas, usa el enlace de lector.
- Gratis para siempre con límites; Plus, 6,90 $, y Premium, 14,90 $ al mes por calendario.
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